ファイリングの基本を学ぼう

2024年6月12日 2024年6月12日坂井

紙文書も大切です、ファイリングの基本を学ぼう

オフィスワークにおいて、書類の管理は非常に重要なタスクです。書類を整理整頓することで、必要な書類をすぐに探し出すことができ、仕事の効率がアップします。そこで今回は、ファイリングの基本について説明します。

ファイリングとは、書類を整理して保管する方法です。具体的には、書類を分類し、適切な場所に保管することで、必要な書類をすぐに探し出すことができるようにします。

ファイリングには、以下のようなメリットがあります。

ファイリングには、以下の3つの基本的な流れがあります。

分類: 書類をカテゴリーごとに分類します。
→例えば、プロジェクト別、顧客別、日付別などです。

整理: 分類した書類を、さらに詳細な項目ごとに整理します。
→例えば、プロジェクト別であれば、プロジェクト名、担当者、納期順などです。

保管: 整理した書類を、適切な場所に保管します。
→ファイルキャビネット、引き出し、クラウドストレージなどがあります。

ファイリングの代表的な方法としては、以下のようなものがあります。

フォルダー法
最も基本的なファイリング方法です。
書類をテーマごとにフォルダーに分類し、ファイルボックスなどに保管します。

バインダー法
穴を開けた書類をバインダーに綴じ込みます。
伝票など、順番を維持したいファイリングに使います。

デジタルファイリング
書類をスキャンして、パソコンやクラウドストレージに保存します。
場所を取らず、検索性も高くなります。

ファイリングを効率的に行うためには、以下の点に注意しましょう。

分類基準を明確にする
書類をどのように分類するかを明確にすることで、必要な書類を素早く見つけやすくなります。

ラベルを付ける
フォルダーやバインダーにラベルを付けることで、内容を一目瞭然にすることができます。

定期的に見直す
不要な書類は処分し、必要になった書類は適切な場所に移動するなど、定期的に見直すことで、ファイリングシステムを常に最新の状態に保つことができます。

ファイリングは、オフィスワークを効率化するための重要な技術です。本記事で紹介した基本的な知識を身につけることで、誰でも簡単にファイリングを始めることができます。ぜひ、今日からファイリングを実践して、書類管理をレベルアップさせましょう。