こんなお悩みはありませんか？
ペーパーレスによりフリーアドレスやリモートワークを可能にして業務の効率化を図りたい。
紙文書、キャビネットを減らして共有のコミュニケーションスペースを確保したい。
情報共有がスムーズできておらず、情報やノウハウがうまく活用されない。
機密文書の選定・管理を明確にして情報漏洩や事故震災対策などセキュリティを強化したい。
文書管理はどうして必要？
厳しい社会情勢のなか、企業の存続と成長には「デジタル技術の導入」「データの活用」を通じて業務改善を図り、競争力を維持・強化することが至上命題となっています。 文書管理は、必要な情報を見つけやすく安全に管理するために必要です。情報漏洩や紛失を防ぎ、組織の知識を蓄積、イノベーションを促進する効果も期待できます。
適切な文書管理が行われないことによって起こる弊害
文書管理システムの導入だけでは問題は解決しません。
社内ルールの構築が不可欠。
文書管理システムを導入することは、確かに文書管理の一環として非常に重要ですが、その単独の導入だけでは問題が解決しません。
- ファイル名のつけ方は統一されていますか？
- 機密文書か否か、どこに格納すべきかわかりますか？
- 有効文書を参照/流用し、有効文書を短時間で作れていますか？
- どういう文書を廃棄すべきかわかりますか？
- テレワークに対応できていますか？電子で業務が完結しますか？
文書管理システムの導入だけでは、効果的な文書管理には課題が残ります。組織文化の変革やプロセスの最適化が不足すると、システムの活用が十分でなくなります。従業員へのトレーニングが不足すると理解不足が生じ、ポリシーの欠如や過去の慣習の影響がシステムの運用に悪影響を及ぼします。
また、システムの適合性や変更管理の不足は、組織の効果的な利用を阻害します。成功のためには、綿密な計画と組織全体の取り組みが不可欠です。
ドキュメント社の「文書管理コンサルティング」とは？
- 不要文書の廃棄/有用文書の電子化によるペーパーレス推進のご支援。
- 紙と電子の文書管理ルール(増えない/見つかる)の策定/定着のご支援。
- 発生文書の活用→保管/保存→廃棄の適正運用のしくみ作りのご支援。
- 紙の業務フローから電子業務フローへの改善と効率化のご支援。
長年お客様の「情報（ドキュメント）」を取り扱ってきた株式会社ドキュメントだからこそお客様の情報管理のお手伝いすることができます。
「文書管理コンサルティング」の流れ
- 文書量を測定し、部門別や1人当たり文書量を出し、他社事例とも比較しながら削減目標をアドバイスします。
- 管理状況の視察、文書課題のヒアリングを行い、課題と改善の方向性をご報告します。
- スケジュール、削減目標の立案、削減基準/削減手順例をご提供します。
- 部門代表(メンバー全員)向け、削減説明会を進行し、削減基準/削減手順を説明します。
- 2回～3回の活動期間を設け、現場のお客様に削減活動を実施して頂きます。
- 弊社では巡回を行い質疑応答、削減促進、削減量測定を行います。削減状況を中間報告します。
- 活動中、現状業務フローを把握し、紙にならない業務フローへの改善検討を行います。
- 削減活動中に電子化基準に従い、電子化すべき(法的に電子化可能な)文書の抽出を支援します。
- 対象文書のより詳細な調査を行い、電子化仕様、手順の作成を支援します。
- 電子化作業を請け負います。
- 文書管理ルール(紙/電子)のひな型を提供し、保管場所/対象/ファイル名/フォルダ体系など、お客様向け文書管理ルールを作成し、ガイドとして配布し教育をご支援します。
- ファイル/文書を棚卸し、ファイル基準表(ファイルの保管/移管/廃棄の場所と期限を管理)、文書基準表(文書の期限/重要度/電子化方針を管理)の作成を支援します。
- Step5までを踏まえ、お客様に最適な文書管理システム、ワークフローのご提案をします。
- 要件定義を行いシステムの設計、構築をご支援します。
「文書管理コンサルティング」の事例（横浜市｜製造業｜120名規模）
サービスご利用前のお悩み
「情報の属人化」が最大の問題点。担当業務の文書を私物化することで、担当者しか分からない業務が増え、人材の育成に時間がかかり、離職率も高く人員も定着しませんでした。具体的な課題には、下記のようなものがありました。
- 引継ぎに時間がかかったり、引き継ぎされないことで生産性が低下。
- ノウハウが蓄積されず重複した作業や非効率なやり方が横行。
- 個人に業務が集中し、業務量に差がある。
- 担当者不在、問い合わせ対応できずお客様は不満
「文書管理コンサルティング」によって起こった変化
- ①担当者の引き継ぎがスムーズにできるようになった
- ② 業務を見える化しグループ間のシナジーが得られるようになりお互いに助け合えるようになった
- ③属人管理から組織管理へ。仕事の進捗が見える化できるようになった
- ④ ルールを策定したことで、リバウンドを防ぐことができるようになった
- ⑤ 全ての文書をリスト化し、保存期間と所在が管理ができるようになった
- ⑥ 個人情報等の情報漏えいリスクに対しての抑止ができるようになった
- 文書検索時間が大幅に短縮 平均時間 3分30秒→12.31秒
- スペース・残業時間・サーバー費用など費用削減 300万円/年間
「文書管理コンサルティング」の活用事例
文書管理コンサルティングは、医療機関や金融機関から製造業まで幅広く活用されています。契約書の適切な管理から、業務プロセスの最適化まで、業務全体の効率性や効果的な情報利用を促進する役割を果たします。
大量の法的文書や契約書の管理が必要な法律事務所。法的要件の遵守、機密性の保護、アクセス方法と効果的な文書整理などに対して支援を提供します。
患者の記録や診断書、医療報告書などの文書を適切に管理することが必要な医療機関。文書の効率的なアーカイブ化、患者プライバシーの保護に対して支援を提供します。
契約書、融資関連の文書、法令関連の書類などが大量に発生する金融機関。文書のセキュアな保存、規制へのコンプライアンス、効率的なアクセスをサポートします。
製品の仕様書、製造手順、品質管理などの重要な文書管理が必要な製造業。品質管理の向上、製造プロセスの効率化、製品の品質向上に必要な支援を提供します。
研究データ、教材、学生の成績データなど多くの情報の蓄積が必要とされる大学や学術機関。教育資材の効率的な管理、学術文書のアクセス可能性の向上などを支援します。
契約書、組織文書、プロジェクト関連文書など、適切な管理が求められています。業務プロセスの最適化、情報のセキュリティ向上などあらゆる企業をサポートします。
関連コラム
※アイキャッチ画像はAIで作成しています。
