手持ち文書の50％は捨てても問題ない？
近年、ペーパーレス化の推進や情報セキュリティの観点から、多くの企業や個人で文書の電子化が進んでいます。しかし、長年溜まった紙の文書をすべて電子化するのは大変な作業ですね。
実は、アメリカ連邦政府、第一次フーバー委員会報告書によるとオフィスにある資料の50％が廃棄対象文書であると記しています。（参考文献：社団法人日本経営協会「＜改訂版＞ファイリング・デザイナー～基礎から学ぶトータル・ファイリングシステム～」より）
なぜ50％なのか？
多くの文書は、作成後すぐに用済みになり、その後二度と見られることがありません。例えば、会議資料、領収書、古いメールや書籍などです。これらが占める割合は部署によっては50％を超える場合もあり、保存を続けることはスペースの無駄だけでなく、情報漏洩のリスクにもつながる可能性があります。
捨てても問題ない文書の判断基準
では、具体的にどのような文書を捨てても問題ないのでしょうか？整理する価値があるか、時間をかける価値があるかを考えたうえで、以下のポイントを参考に判断しましょう。
- デジタル化できる
- 内容が重複している
- 1年以上経過している
- 個人情報が含まれていない
- 一度も参照していない
捨てる前に確認すること
文書を捨てる前に、以下の点を確認しましょう。
- 法的な保存義務がないか
- 他の部署や関係者に必要とされていないか
- 将来的に必要になる可能性はないか
- 思い出の品など、個人的な価値はないか
書類を安全に廃棄する方法
個人情報が含まれている文書は、シュレッダーで裁断してから廃棄しましょう。大量の書類を廃棄する場合は、弊社のような専門業者に依頼することもできます。
手持ち文書の50％を捨てても問題ないという説は、多くの文書管理の専門家が推奨している考え方です。不要な文書を整理することで、スペースの節約、情報漏洩リスクの軽減、業務効率化など、さまざまなメリットを得ることができます。ＤＸ推進の観点からも、社内でご検討されてみてはいかがでしょうか？
